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關于中小企業用不好信息化軟件的幾點分析

時間:2015-05-17 10:47:41

關于中小企業信息化實施??

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中小企業的信息化現狀:最近接觸了許多中小企業的總經理以及公司高管,溝通中小企業在信息化方面的問題,特別是商貿代理型企業的進銷存、往來管理方面的問題。其實市面大部分中小企業沒有管好自己的進銷存,也沒有一個完善的財務管控體系。大部分中小企業的管理者都認為: 不上進銷存軟件的時候,覺得上完進銷存軟件管理就好了,上完軟件之后,發現企業管理依然沒有好,說不準,反而比之前更亂了。之前手工帳,一切都是輕車熟路,甚至有些中小企業手工帳都不做,或者準確來說是做不清楚。有一部分中小企業管理者因為受教育經歷或者閱歷的影響,認為都是一家人(中小企業大部分是自己一家人聚在一起做生意,七大姑、八大姨、小舅子等)在一起做事情,根本不用做賬,發了多少貨,賺了多少錢,自己心中有數就可以了,錢都在兜里,肉爛在自己鍋里,羊毛出在羊身上;還有一部分企業,目前行業相對賺錢容易、利潤高,所以也就不會在節流上多下功夫,企業管理上睜只眼閉只眼。所以總體來說:大部分中小商貿流通企業連庫存、應收款和現金銀行都管理不清楚,更不用談數據分析、報表分析那些了。商貿流通企業管理最重要的幾個環節都處理不好,你又怎么長遠發展?受中國經濟普遍環境的影響,短時間繁榮可能沒問題,但是短期的繁榮代表不了長遠的發展。賺點小錢,短期盈利肯定沒太大問題,但是不長遠,跟競爭對手的差距會越拉越大。怎么去和對手搶客源、做競爭、做市場??

社會上的中小企業大致分為三大類:有的企業是沒有信息化意識,一直手工做賬,甚至不做賬,沒制度、不管理;有的企業是有信息化意識,也購買了軟件,但是用著10年前的單機版軟件一直勉強維持管理。版本不適合、用戶數不夠或者沒有公司相匹配的管理制度、管理流程輔助信息化建設,使用效果不理想,管理效果不明顯;當然也有少部分企業在信息化建設上,跟著信息化提供商、軟件產品服務商的步伐,一路向前。不斷吸收新的信息化思路。不斷升級新的軟件產品,不斷參加一些企業信息化的培訓,不斷修正公司的管理制度和管理流程,把人、財、物、公司制度、公司流程、崗位職責等和信息化有機結合起來,提高公司整體辦事效率和管理水平。?

了解到中小商貿流通企業管理中的那么多問題,加上自己做企業信息化也10年多了,所以整理一些思路給大家分享出來。以便幫助更多的企業家朋友和高管,幫助管理好企業,提升一些工作效率和管理水品。??

用軟件之前,我們要認識到企業信息化建設工程中的一些誤區:?

一、????? 有人認為,企業信息化可以一步到位,一蹴而就。其實它是有始無終的,信息化只有起點,沒有終點。除非企業倒閉,否則企業信息化建設一旦開始沒有終點。有人認為企業信息化建設只是"開頭難",期初建賬難,建好帳之后就容易了。其實,建賬難,堅持做賬更難。俗話說:“打江山容易,守江山難”。期初建賬就像交警隊制定了相關守則法規,但是沒有電子眼、沒有執勤警察一樣,很難落實到位。建賬只是萬丈高樓的地基而已。企業信息化具有持續變革的特點,沒有哪家企業成功的信息化經驗可以拿來就用。它始終是艱難中摸索前行的。

二、????? 有人認為,企業信息化工程是一把手工程。事實上,它是一把手+CIO+全員工程。它的實施涉及到企業內的各個部門和全體員工,并引起日常業務流程甚至是組織結構的改變。有的企業片面強調硬件投入,忽視組織變革和環境建設,忽視員工整體能力的提升,或者過度依賴某一個人和某一個部門,沒有形成整體的協同效應;有的企業重視一次性資金投入,忽視對信息化項目的持續改進。

三、????? 有人認為不上信息化是等死,上信息化是找死?。這是一種悲觀的論調,我們有必要樹立正確的企業信息化建設理念,糾正信息化建設中的錯誤思想,不斷將企業信息化建設導向正確的軌道。

四、????? 信息化建設應該一步到位,一氣呵成。其實企業信息化是一個系統工程,每前進一步都要考慮信息化軟件是否與公司發展相匹配?企業發展和孩子成長是一樣的道理。就跟孩子買衣服一樣的,你必須根據孩子成長情況去購買合適孩子年齡段的衣服,不能把孩子從3-20歲的衣服一次性全部買了,也不能三歲的孩子就買 適合20歲青年的衣服。

五、????? 信息化建設的不成功歸咎于一把手的不重視,或者一味的求價格低廉。老板每天都那么忙,時間很少。哪有那么多時間盯著企業信息化,只能自己重視,授權給一個比較得力的員工去具體實施、負責。老板重視與否,一看在企業信息化上舍得的投入,另外就是愿意在企業信息化上的精力投入。在軟件的實際采購中,價格是考慮的一個重要因素之一?;ㄉ倭康腻X辦最多的事也值得投入的,能降低一點投入就降低投入,能省則省,企業賺錢不易。但是也不能用達不到管理需求、降低版本、降低用戶數、降低服務來換取低價。所以,適當投入價格壓低是可取的,不過要遵循:能省則省,該花必須得花,企業管理是需要付出代價的。

六、????? 信息化軟件實施的不成功歸咎于職工不積極參與。員工參與是用好軟件,實現信息化管理的充分必要條件,但是并不是唯一條件。員工參與與否,關鍵看你公司的管理。就像上班作息時間制度出來了。員工能不遵守嗎?主要看是否信息化有匹配的制度和流程。

七、????? 上了信息化軟件系統,所有問題就都解決了,管理就規范了。就像娶到媳婦就一定有孩子嗎?上了信息化軟件,萬里長征走了第一步,是否用好,有很多因素決定,這里不重復。

八、????? 信息化的結果只是使工作效率更高、企業用人更少,甚至可以解雇部分員工。上了軟件,實現信息化管理,是能提高工作效率,但是并不見得,軟件可以代替人,軟件只是一個工具,能否用好工具和人息息相關。用好了軟件,可以解放出一部分從事重復繁瑣工作的員工,讓這些員工把時間放在更有價值的一些事情上,比如維護客情關系、比如拓展市場、比如開展其他營銷方式等。

做這么多年的進銷存軟件以及企業信息化這一塊,總結了一些誤區,也有一些經驗。下面給大家分享一下,關于企業信息化----如何運用好進銷存軟件管理好公司的庫存、應收款等,??

用好進銷存軟件的幾大階段:

一、??? 軟件和服務商選型階段??

二、??? 軟件上線準備、基本信息、期初數據錄入階段??

三、??? 日常業務處理階段??

四、??? 數據分析、報表分析階段??

第一階段:要用好進銷存軟件,首先必須選擇適合公司目前需求的軟件品牌、軟件版本、用戶數(許可數)。

需要管理到什么程度就購買對應的軟件版本、用戶數。市面目前主流進銷存軟件有通用的管家婆輝煌系列、分銷ERP系列、用友T1商貿寶系列、金蝶KIS商貿版等,如果是行業特性特別強的企業,還需要注意行業匹配性,比如手機行業的串號,電腦行業的主機編號,服裝行業的顏色尺碼,食品行業的保質期、近效期,零售行業的條碼運用,珠寶行業的證書號以及醫藥行業的GSP等。選擇軟件的標準是:既滿足目前的需求,又留有一定的擴展空間,預留1-3個許可或者用戶數(管家婆叫用戶數,用友、金蝶叫許可)。就是既滿足目前需求,未來又有一定擴展性的,比如同品牌不同系列、不同版本之間補差價升級,比如增加用戶數、授權許可,比如數據無縫平滑升級等。不要一次性貪多圖全。購買功能太多的軟件,也不要購買小品牌、價格低的軟件。因為購買軟件功能太多,證明會增加操作上的難度,難上手。功能太多,前期投入就大,但是很多功能卻不實用或者不會用,造成浪費。小品牌、價格低,很可能穩定性、安全性方面稍微差一些,服務方面及時性、有效性、服務能力差一些。并且目前可以滿足你的需求,但是你的企業是不斷擴張和發展的,如果當你企業規模大了、需求復雜了。當初的小軟件滿足不了你需求的時候,小牌軟件廠商沒有大型信息化解決方案提供給你。你只有換一個大品牌軟件使用。換品牌就意味著你之前購買的軟件只有閑置不用,浪費了。之前的軟件哪怕是200元人民幣買來的也是浪費!還有更麻煩的事情在后面,因為換軟件品牌,一般不支持數據平滑無縫升級,很有可能,你要重新建立基本信息,期初數據等繁瑣的工作,新舊軟件數據切換期間,肯定影響你企業的正常營業。所以建議選擇一個大品牌軟件廠商。他們有低端、中高端、大型企業運用的全套信息化軟件,既可以滿足目前需求,也有產品滿足你未來的需求。盡量選一些可以無縫升級,擴展站點、用戶數簡單的軟件品牌。建議品牌:管家婆、用友、金蝶和其他行業系列。如售樓管理的明源,服裝管理的伏羲、麗晶、百盛,OA辦公的任我行協同CRM、金和、泛微、藍凌、通達、致遠等。?

選好合適企業發展的進銷存軟件品牌之后,接下來第二步就是尋找一家公司資質好、整合資源強、服務響應快、售后團隊人員多、售后服務流程完善的本地企業作為軟件服務商。??

為何服務那么重要?軟件開發技術的突飛猛進,今天的“軟件技術”,再也不是高科技產品了。它既是前沿基礎基礎性信息技術研發,也有成熟的軟件技術運用。所以今天軟件產品服務商的競爭主要是服務的競爭,軟件服務商的選擇就主要在資質和服務上,一看這家公司有多少資質,多少授權,屬于代理?經銷商?核心的?鉆石的?鉑金的?授權區域?獨家授權?這個可以代表是否渠道正規、貨源正規。也可以代表廠家對它的支持力度以及資源的整合力度,更可以代表這家公司在廠商系統里面說話分量、所占的角色。二看這家公司的服務實施能力。比如有多少售后服務人員,比如具體熱線解答有幾個?遠程服務有幾個?上門服務有幾個?實施服務有幾個?有資質的初級、中級、高級技術工程師多少?日常專職培訓有幾個?有多少服務人員意味著按照正常的服務量,一年可以服務多少家企業。?

第二階段就是軟件上線前的準備、基本信息、期初數據??

首先,軟件上線前,必須準備好相關的硬件環境、網絡環境。部署好服務器,有條件的企業建議購置專業的服務器,沒條件的也建議購置一個配置偏好的PC機做專用服務器,除軟件技術人員必要的軟件為戶外,禁止其他一切人員使用,否則穩定性會很差,容易中毒、緩存垃圾文件等。專業的服務器價格在7K3W不等。推薦品牌有IBM、戴爾、惠普、聯想萬全等。用戶數多的企業可以考慮托管在電信機房或者租用服務器,畢竟電信機房作為國家通信、通訊中心樞紐,硬件防水墻、軟件防火墻都是國際上一流的配置,100M光纖共享,網速很穩定,雙電雙網,不會斷電斷網,全天候警衛24小時值班,不需要專人維護。當然有條件的企業也可以選擇辦公室入駐10M光纖獨享,如果實在沒光纖,至少也得正常網速的6-8M ADSL寬帶。但是人力成本會很高,需要自己有一個專人維護,穩定性偏差。服務器操作系統,建議是windows2003,服務器的數據庫,可以分為SQL2000,SQL2005,SQL2008等,看軟件需要而定。?

準備好軟件環境、操作系統、數據庫后,接下來第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很關鍵,就像蓋房子打地基一樣重要。地基打得好壞,決定你的樓層能蓋多少層?一個企業的進銷存軟件運用好與否?;拘畔⒌慕⑵鸬街陵P重要的作用。市面大部分的進銷存軟件的產品、客戶、供應商信息都是采用樹形分類,所以,分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。另外,基本信息建立必須遵循五個原則:1、統一的編號規則;2、統一的命名規則;3、產品名稱、客戶名稱必須完整唯一。4、專人負責在統一編號、命名規則下建立完整的產品名稱、客戶名稱。堅決不允許出現客戶簡稱、產品簡稱的情況出現。5、產品類別可以簡稱,產品名稱必須是細化到最小的單元格。比如電腦,建議直接命名為:聯想電腦揚天系列T4900DI54G500G1G獨顯DVD刻錄。公式=品牌+產品+系列+具體型號、配置。這樣的命名方式可以避免產品名稱重復、不唯一,帶來庫存管理的混亂??蛻艄久蛨猿秩?。比如:昆明威豪計算機有限公司,就必須命名為全名。避免昆明威豪,威豪計算機、威豪公司、威豪軟件、威豪計算機公司等簡稱。否則,你的應收款管理很混亂,你會發現,昆明威豪賬上掛著一筆應收,威豪計算機賬上也有應收,威豪軟件上也有應收,你怎么管得清楚到底總的有多少應收呢。?

公司現金銀行要管理清楚,期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開。否則,老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取,客戶什么時候打款過來也不清楚?,F金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢,從規范的財務角度講,就算老板要用公司里面的錢,也得有憑證才從財務處支取,這樣,出納的現金、銀行日記賬才會清晰明了。?

選擇好了軟件產品和軟件服務商,建立好基本信息,接下來,第三步就是錄入期初數據。比如期初庫存商品、期初應收、期初現金銀行等。錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程,只有把期初的數據盡可能的盤點清楚,后面公司管理越容易理順。如果期初不準,后期的數據分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了,因為期初數據不準,過程管理得再好,最后的數據也不準。必須在業務過程中逐步去調整數據,把軟件的賬面庫存和倉庫的實物庫存盤點核對清楚。通過庫存管理的報損、報溢來調整庫存。再把往來核對清楚、管理好應收應付、現金銀行等。?

第三階段是日常業務的處理??

日常業務處理注意幾點就可以:?

一、管庫存的,不管開進、出庫單,管理庫存的人,只需要管好庫存商品數量,不能自己去做單子。倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹,確保實物入庫數量、型號和入庫單數量、型號一致,確保出庫數量、型號和出庫單一致。發貨、配貨必須見單照單執行,準確無誤的發貨、配貨。進貨和銷售必須分開,專人負責。建議一人開采購單,一人審核、一人過賬;一人開銷售單,一人審核、一人過賬;人手不夠的情況也可以一人開單,另外一人審核兼顧過賬。至少保障進貨有人負責、銷售有人負責、倉庫有人負責。各司其責,在自己崗位權限范圍內工作。分工合作。?

二、????? 管理往來的,負責把每一筆款項找到對應的出入庫單據,及時準確的勾兌,管理好客戶的信用額度、信用周期,統計出超期應收,簡單的做一些賬齡分析,資金周轉率等分析。?

三、????? 所有采購類、銷售類、庫存類、費用類、收入支出類單據快速及時準確的錄入系統并審核過賬,當日事,當日畢。杜絕業務有單不錄,有單不審,有審核過的單子不及時過賬、錄單不準確、錄單不及時,只有這些情況杜絕了,才能確保數據準確,報表無誤,數據報表分析可以幫助企業制定更細更好的營銷政策、銷售方法、內控體系等。?

四、????? 費用的明細科目盡量建立完善,方便后期的財務費用核算,更好的做財務預算,節省開支,把每一筆費用花在最有價值的地方。一般可以核算到部門、職員、單位。?

第四階段就是報表查詢、數據統計以及分析階段??

進銷存軟件除了錄入簡單的基礎數據以及日常幾張常用單據以外,別的什么都不用做,放心等待報表結果,可以確保報表數據及時準確的呈現給需要數據分析的領導。為企業的發展提供數據支持,提供參考建議。這就是進銷存軟件具有的使用效果,用戶無須操心里面復雜的統計公式,無須再拿著計算器或者算盤加加減減,只要通過單據形式把該錄入到軟件里的數據都正常錄入后,軟件就會自動進行運算,快速地給用戶展現一目了然的多維度、多角度的業務報表和財務報表。

  讓日常工作的分工更加清晰和科學,采用進銷存網版版軟件,可以讓銷售人員,采購人員,財務人員,倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來,銷售人員只負責貨品銷售方面的工作,采購人員只負責貨品采購的工作,財務人員專門記錄財務收支和進行帳戶管理,倉管人員專門進行貨品管理,多種的角色和分工讓企業日常的工作能夠快速地落實到個人上,每人都可以方便地完成自己的工作,減少互相之間的牽連和等待,從而大大提高了企業內部的運作效率?

綜上,軟件運用的好壞。20%取決于軟件版本、功能、品牌是否選對,30%取決于軟件服務商的服務能力以及提供的服務質量,剩下的50%就取決于客戶公司的管理制度、業務流程、崗位是否清晰、權責分工明細、老板的重視程度、員工質量以及員工對軟件的配合度和公司是否有一整套的信息化運用標準、方案。軟件品牌選好了,軟件服務商選擇好了,剩下來的就是配合公司管理制度、業務流程、全體員工配合、各自在自己的操作權限范圍內做好自己分內的事、持之以恒的做下去。隨著公司管理制度、業務流程的變化及時調整、完善信息化的方案。???????? ?

只有這樣,軟件才會充分發揮它應有的價值。軟件本身就是一個工具,就像一把斧頭一樣,有人用來砍樹,有人用來砍草。一把絕世好劍在普通人手里也沒有多少威力。在武林高手手上,花草樹葉都是絕好的暗器。武器隨手可得,信手拈來都是厲害的武器。所以,軟件本身無好壞,關鍵看是否適合你企業目前發展階段,是否吻合你的企業發展需求。只有不斷在企業信息化這條道路上問道,才會日益精進,找到一條適合自身企業發展的信息化方案。??

最后,祝愿所有的企業家們早日實現企業信息化,管好業務,管好進銷存,做到局外管理,每周只到公司一天,做局外管理企業家,有更多時間做自己喜歡的事情,有更多的時間陪老婆孩子、父母兄弟、三親六戚。做到事業成功,人生成功??!??

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